Obavijest o privatnosti – DTC raspored

Dodig Tennis Center, Međugorje

Ova obavijest objašnjava koje vaše osobne podatke DTC raspored – sustav za vođenje rasporeda treninga, dostupnosti, evidencije trenera i putnih naloga Tenis kluba Dodig – obrađuje, u koje svrhe, tko im pristupa, koliko dugo se čuvaju i koja prava imate. Odnosi se na igrače (uključujući maloljetne osobe), njihove roditelje/skrbnike, trenere i administratore koji koriste aplikaciju.

Tko je voditelj obrade podataka

Voditelj obrade vaših osobnih podataka je:

Naziv: <PUNI PRAVNI NAZIV KLUBA>
Adresa: <ADRESA KLUBA>
E-mail za pitanja o privatnosti: <KONTAKT E-MAIL KLUBA>

Za sva pitanja o obradi vaših podataka, ostvarivanje prava iz ove obavijesti ili pritužbe, obratite se klubu na gornji e-mail.

Koje podatke obrađujemo

Aplikacija čuva različite podatke ovisno o vašoj ulozi.

Igrači (uključujući maloljetne osobe)

ime i prezime, datum rođenja
telefon i e-mail, ako su uneseni
za maloljetne igrače: ime i telefon roditelja/skrbnika
sektor, podgrupa, razina i program treninga
razdoblje uključenosti u sezonu (tjedni od–do)
kalendar dostupnosti (vremenski rasponi kad je igrač dostupan za treninge); kalendar po želji slijedi predložak kluba (npr. "škola Međugorje – smjena A") – ne radi se o povezivanju s vanjskim kalendarskim uslugama poput Google ili Outlook kalendara
prijavljeni izostanci s treninga (s razlogom, ako je unesen) i evidencija dolaska/nedolaska na treningu
bilješke koje o igraču unose treneri ili administratori; neke bilješke vidi samo osoblje, a neke i igrač/roditelj, ovisno o postavljenoj vidljivosti

Podatke maloljetnih igrača u aplikaciju unosi osoblje kluba i roditelj/skrbnik povezan s djetetovim profilom – ne samo dijete.

Roditelji/skrbnici

ime, e-mail, jezik sučelja
poveznica na profile djece čiji su skrbnici (do troje djece po računu)
postavke primanja obavijesti e-mailom

Treneri

ime, e-mail, jezik sučelja
oznaka (kratica), boja i status (glavni trener ili pomoćno osoblje) kojima je prikazan u rasporedu
sektori i vrste treninga za koje je zadužen
mjesečna kvota sati
putni nalozi za natjecanja: datumi puta, iznosi dnevnica i troškova, te priložene potvrde/računi

Administratori

ime, e-mail, jezik sučelja
lozinka – jedina uloga koja ima lozinku; sve ostale uloge prijavljuju se isključivo poveznicom poslanom e-mailom
radnje koje administrator poduzme u sustavu (npr. promjena postavki, brisanje profila, objava rasporeda) bilježe se u zapisniku administrativnih radnji

Svrhe obrade

Vaše podatke obrađujemo radi:

vođenja rasporeda treninga i dodjele termina, terena/dvorana i trenera
evidencije dolazaka i odsutnosti na treninzima
evidencije sati rada i kvota trenera
obrade putnih naloga i popratnih troškova za natjecanja
slanja obavijesti e-mailom (o terminima, otkazivanjima, putnim nalozima i sličnome)
sigurnosnih zapisnika i evidencije administrativnih radnji, radi sigurnosti sustava i odgovornosti za poduzete radnje

Pravna osnova obrade

Ugovor/članstvo – obrada je potrebna kako bi se igraču, roditelju ili treneru uopće mogla pružiti usluga kluba (raspored, treninzi, evidencija).
Legitiman interes kluba – primjerice sigurnosni zapisnici, zapisnik administrativnih radnji i sprječavanje zlouporabe prijave u sustav.
Privola – koristi se samo kad i ako klub izričito zatraži privolu za određenu obradu; u tom slučaju klub će jasno navesti svrhu, a privola se može povući u svakom trenutku.

Za točnu pravnu osnovu neke konkretne obrade obratite se klubu na kontakt e-mail iz prvog poglavlja.

Tko ima pristup podacima

Administratori – pristup svim podacima u aplikaciji, radi vođenja kluba.
Treneri – podaci igrača na vlastitim terminima (raspored, dostupnost, bilješke označene kao vidljive treneru), te vlastiti podaci o satima rada i putnim nalozima. Bilješke koje su unijeli drugi treneri ne vide.
Roditelji/igrači – vlastiti podaci, odnosno podaci svoje djece: raspored, kalendar dostupnosti (samo za čitanje) i bilješke označene kao vidljive igraču.
Javna poveznica na tjedni raspored (dostupna bez prijave, ako je klub odluči podijeliti) – prikazuje samo ime djeteta i prvo slovo prezimena (npr. "Ana K."), trenera označenog kraticom (ne punim imenom), naziv vrste treninga, vrijeme termina, teren/dvoranu i je li termin otkazan. Ne prikazuje e-mail, telefon, bilješke niti evidenciju dolazaka/odsutnosti.

Izvršitelji obrade i smještaj podataka

Smještaj aplikacije (hosting): <NAZIV I PODACI DOBAVLJAČA HOSTINGA>
Slanje e-mail poruka: obavijesti i poveznice za prijavu šalju se putem <NAZIV DOBAVLJAČA USLUGE SLANJA E-POŠTE>

Klub ne prodaje niti ustupa vaše podatke trećim stranama u marketinške svrhe.

Rok čuvanja podataka

Poveznice za prijavu (magic link): vrijede 15 minuta i mogu se iskoristiti samo jednom; sami zapisi o poveznicama brišu se iz sustava najkasnije 24 sata nakon izdavanja.
Planovi automatskog generatora rasporeda: sadržaj plana briše se 90 dana nakon što je pokretanje generatora odbačeno, neuspjelo, otkazano ili primijenjeno; termini koji su iz plana nastali u rasporedu ostaju.
Odsutnosti i evidencija dolazaka/nedolazaka: čuvaju se trajno kao evidencija (statistika kluba).
Neuspjele pozadinske poruke sustava: brišu se nakon 30 dana.
Zapisnici rada aplikacije (tehnički logovi): čuvaju se 30 dana pa se automatski brišu (rotacija).
Potvrde/računi uz putne naloge: čuvaju se dok postoji pripadajući putni nalog; brišu se kad se nacrt naloga izbriše.
Sigurnosne kopije (backup): čuvaju se ograničen broj dana koji određuje klub, trenutačno 14 dana. Ako je nečiji profil u međuvremenu anonimiziran, starije sigurnosne kopije mogu i dalje sadržavati podatke od prije anonimizacije, sve dok se ta kopija ne izbriše po isteku roka.
Zapisnik administrativnih radnji: čuva se trajno radi odgovornosti za poduzete radnje i ne briše se.

Vaša prava

Pristup – klub na vaš zahtjev izrađuje izvoz vaših podataka (profil, termini, odsutnosti, dolasci, kalendar dostupnosti) u obliku datoteke koju vam preda. Aplikacija trenutačno nema mogućnost samostalnog preuzimanja izvoza – zahtjev uputite klubu na kontakt e-mail.
Ispravak – ako su vaši podaci netočni ili nepotpuni, obratite se klubu; ispravak provodi osoblje kluba u vaše ime.
Brisanje (anonimizacija) – kad prestanete trenirati ili raditi u klubu, na zahtjev administrator anonimizira vaš profil: ime se zamjenjuje oznakom poput "Igrač #id" ili "Trener #id", kontakt podaci i bilješke se brišu, a korisnički račun (ako postoji) gubi mogućnost prijave. Termini, evidencija dolazaka/odsutnosti i putni nalozi ostaju u sustavu radi statistike i računovodstva kluba, ali više nisu vezani uz prepoznatljivu osobu. Postupak je nepovratan. Napominjemo da starije sigurnosne kopije mogu i dalje sadržavati podatke od prije anonimizacije – vidi poglavlje "Rok čuvanja podataka".
Prigovor – možete uložiti prigovor na obradu koja se temelji na legitimnom interesu kluba; klub će ga razmotriti i odgovoriti vam.
Pritužba nadzornom tijelu – ako smatrate da obrada vaših podataka nije u skladu s propisima, pritužbu možete podnijeti Agenciji za zaštitu ličnih/osobnih podataka u Bosni i Hercegovini. Iako Bosna i Hercegovina nije članica Europske unije, klub u radu s osobnim podacima nastoji slijediti načela Opće uredbe o zaštiti podataka (GDPR).

Postavke obavijesti

U svom profilu, pod "Moje obavijesti", možete uključiti ili isključiti pojedine vrste e-mail obavijesti (npr. o pomicanju termina, objavi rasporeda, generiranom planu).

Nekoliko vrsta obavijesti uvijek se šalje i ne mogu se isključiti, jer su nužne za rad kluba:

otkazivanje termina, pojedinačno ili skupno
odbijanje vašeg putnog naloga
(samo za administratore) prijava novog putnog naloga na odobrenje

Kolačići

Aplikacija koristi isključivo jedan tehnički kolačić sjednice (session cookie), potreban da ostanete prijavljeni tijekom korištenja aplikacije. Ne koristimo kolačiće za praćenje, analitiku ni oglašavanje.

Sigurnosne mjere

Promet do aplikacije šifriramo HTTPS-om (TLS). Prijava e-mailom koristi jednokratnu poveznicu koja vrijedi samo 15 minuta. Broj zahtjeva za prijavu je ograničen kako bi se spriječila zlouporaba, bez otkrivanja postoji li neka e-mail adresa u sustavu. Potvrde/računi uz putne naloge pohranjuju se privatno, izvan javno dostupnog dijela poslužitelja, vidljivi samo administratorima i treneru koji je predao nalog. Pristup podacima ograničen je prema ulozi korisnika. Redovito se izrađuju sigurnosne kopije baze podataka i pohranjenih datoteka. U tehničkim zapisnicima e-mail adresa se ne bilježi u čitljivom obliku, nego kao jednosmjerno šifrirana vrijednost (hash), pa se iz zapisnika ne može pročitati čija je adresa u pitanju.

Izmjene ove obavijesti

Klub može povremeno izmijeniti ovu obavijest o privatnosti, primjerice zbog promjena u aplikaciji ili propisima. Aktualna verzija uvijek je dostupna na ovoj stranici.

Zadnje ažurirano: <DATUM POSLJEDNJE IZMJENE>